Lekker lezen: Libelle bookazines voor € 3,35

Zoek binnen:

De Skype etiquette: zo houd je een professionele online vergadering

Vanuit huis werken betekent voor velen ook: online werk meetings. Dat kán heel efficiënt zijn, mits iedereen goed voorbereid en volgens de juiste etiquette aan de slag gaat. Voor wie het nog vrij nieuw is: dít zijn de regels voor een professionele online meeting. 

Advertentie

1. Voorbereiding

Om een goed gesprek te voeren is het vooral belangrijk dat alles echt werkt. Start je laptop een paar minuten voor de meeting al op en test of je webcam, microfoon en internet goed werken. Zonde van de tijd om dat nog tijdens de meeting te moeten doen. Zo kun je tijdens je call direct beginnen met inhoudelijke zaken.

2. Een professionele achtergrond

Nu iedereen thuis zit, krijg je ook meteen een inkijkje in iedereens privéleven. Leuk, maar niet handig tijdens een professionele vergadering. Zorg dan ook voor een meeting dat je eventuele foto’s of opvallende elementen uit je achtergrond weghaalt. Daardoor zullen veel mensen een stuk minder afgeleid zijn tijdens de meeting. Bij sommige programma’s heb je zelfs de mogelijkheid om met 1 druk op de knop je achtergrond wazig te maken. Zo kan niemand zien wat zich achter je afspeelt en ligt de focus op je gezicht.

3. Stel je gezin op de hoogte

Communiceer aan je partner/gezin hoe laat je een online meeting hebt. Spreek af dat tijdens die meeting niemand je kamer binnenloopt en er niet gestofzuigd wordt. Dat scheelt een hoop onrust tijdens je meeting.

4. Trek al-tijd een broek aan

Het kan verleidelijk zijn om een joggingbroek, of – gewoon omdat het kan – slechts een onderbroek aan te hebben tijdens een meeting. Niemand die het ziet, toch? Je rolt je bed uit, trekt een nette blouse aan, en klaar ben je. Hoe relaxt het ook kan zijn om niet in een strakke broek te zitten, trek tóch iets nets aan. Zo voorkom je dat het misgaat als je toch opstaat en even vergeet dat je daar niet gekleed op bent.

5. Vraag of iedereen bekend is met het programma

Aan het begin van een call, is het professioneel om alle deelnemers even te vragen of ze al eens eerder met dit programma hebben gebeld. Er zijn talloze programma’s waarmee online vergaderd kan worden. Als iemand ervaring heeft met net een ander programma, kan dat verwarrend zijn. Om onderbrekingen en latere vragen te voorkomen, kun je het beste aan het begin van de meeting zorgen dat iedereen weet hoe het programma werkt.

6. Organiseer de boel

Het kan soms wat onoverzichtelijk worden, een online vergadering. Zeker als er veel mensen bij zijn betrokken. Als jij de leiding hebt, zorg er dan voor dat je heel gestructureerd te werk gaat. Dat is bij iedere vergadering belangrijk, maar zeker bij een online vergadering. Verkondig aan het begin van de meeting de vergaderpunten en ga stapsgewijs te werk. Zo voorkom je dat randzaken een rol krijgen in de vergadering. Zorg er ook voor dat je een aantal ‘regels’ geeft voor de meeting, om te voorkomen dat iedereen door elkaar gaat praten. Stel bijvoorbeeld in dat de gespreksleider de naam zegt van degene die mag praten, wanneer er toch meerdere mensen aan het woord zijn.

7. Noem namen

Het hangt een beetje samen met punt 2, maar om structuur te behouden is het belangrijk om constant namen te noemen. Begin de zin met de naam van de persoon tot wie je je richt. Stel je een vraag? Begin dan met ‘Anne, kun jij me vertellen hoe jij het volgende voor je ziet…’. Zo voorkom je dat er verwarring ontstaat en weet iedereen wanneer hij of zij mag praten of even zijn of haar mond moet houden.

8. Zet je microfoon uit bij omgevingsgeluid

Ben je niet aan het woord en is er toch lawaai in je omgeving? Zet dan je microfoon uit. Door op het microfoonsymbooltje te klikken, zorg je er automatisch voor dat niemand je kan horen. Niets zo vervelend als een privégesprek of het geluid van een grasmaaier tijdens een vergadering. Of erger: dat je toch even snel gaat plassen en heel de afdeling kan meegenieten.

9. Niet typen tijdens een call

Er moeten vaak aantekeningen gemaakt worden tijdens een vergadering. Maar ga alsjeblieft niet typen tijdens een call. Het getik vlak naast de microfoon zorgt voor erg veel lawaai en dat is enorm storend voor je collega’s. Maak aantekeningen op papier. Mocht dat echt geen optie zijn, zorg dan dat de microfoon van degene die typt uitstaat tijdens het typen.

Het klinkt misschien allemaal voor de hand liggend. Maar zo voorkom je toch dat je video call even gênant wordt als bij deze 2:


De beste berichten van Libelle in je mailbox ontvangen? Meld je nu aan voor de nieuwsbrief!

Beeld: iStock.

 

Lees meer

Jan, Jaap en Robin van 3JS: “Genieten van het moment is noodzaak geworden”

3JS

De afgelopen maanden lag zo’n beetje alles stil, maar niet bij 3JS. Midden in coronatijd bracht de Volendamse band een gloednieuw album uit. Opgenomen met een kersvers derde bandlid, Robin – uiteraard ook een Volendammer – wiens tweede naam gelukkig wél met een J begint.

Een voor een melden de leden van 3JS zich bij het kantoor van hun management, boven een kapsalon in een Volendamse winkelstraat, het dorp waar de drie heren wonen. Hier hebben we afgesproken voor het interview waarna we naar Marken gaan voor de fotoshoot. Aan de muren hangen gouden en platina platen

Lees Verder >>

voor jou geselecteerd

Laat meer voor jou geselecteerd zien