We Will Rock You de musical: nu tot 50% korting!

Zoek binnen:

Een papierloze administratie? Graag!

Personal organizer Caroline Griep geeft elke week de beste tips om je huis opgeruimd en geordend te houden.

Stapels papier die moeten worden uitgezocht: het is nogal een werkje. Ook het netjes opbergen in misschien wel uitpuilende mappen (die ook nodig eens uitgezocht moeten worden) is vaak een gedoe. Niet zelden is die enorme stapel papierwerk een behoorlijk struikelblok voor mijn opruimklanten. Het eerste wat we doen als ik ze kom helpen, is een einde maken aan al dat papierwerk.

Advertentie

Papierloos? Graag!
Door alle digitale mogelijkheden valt er inmiddels een hoop tijd en energie te besparen. Voor alles is wel een oplossing, die tot een zo goed als ‘papierloze’ administratie kan leiden. Waarschijnlijk doe je een aantal van onderstaande dingen al, maar wie weet inspireert het je:

Online bankieren

  • Geen papieren bankafschriften meer: inloggen kost niet meer moeite dan een bijschrift erbij pakken. Toch een papieren afschrift nodig? Dan kan die alsnog worden geprint.
  • Automatische overschrijvingen voor alle vaste lasten.
  • Rekeningen per mail ontvangen en de betaling meteen inplannen, zodat je niet meer kunt vergeten te betalen. De rekeningen bewaar je in je mailbox of als pdf op je computer, in de map ‘Administratie’.
  • Als particulier moet je voor de Belastingdienst je afschriften vijf jaar bewaren, als ondernemer zeven jaar. Dus alle mapjes met afschriften die ouder zijn, kunnen meteen weg!

Ziektekosten declareren

  • De polis staat online, dus die hoef je niet meer te bewaren. Wil je dat wel, doe dat dan papierloos: scan hem en sla hem op in je computer.
  • Verzekeraars bieden inmiddels ook de mogelijkheid om online te declareren door middel van scans die je kunt uploaden. Weg met de ordners of mappen vol kopieën van oude facturen, je bewaart de scans gewoon op je computer.

Belangrijk!
Maak voor de zekerheid wel regelmatig een externe back-up, voor het geval je computer crasht.

Wat moet je bewaren?
Als je eenmaal begonnen bent met het papierloos maken van je administratie, bestaat de kans dat je álles weg wilt werken. Daarom even voor de zekerheid:

  • Hypotheekaktes, notarisdocumenten en dergelijke bewaar je altijd.
  • Contracten met de energieleverancier, telecomprovider, etcetera, zou ik op papier en als scan bewaren, net als garantiebewijzen.
  • Over het bewaren van gebruiksaanwijzingen schreef ik laatst al.
  • Alle te bewaren papieren bewaar ik zelf op onderwerp gesorteerd in mappen. Die mappen zet ik in tijdschriftcassettes. Maar het kan natuurlijk ook in ordners.

Volgende week: belastingaangifte doen wordt steeds makkelijker!

caroline_griep Meer tips van Caroline? Je vindt ze op griepruimtop.nl. Wil je reageren of heb je commentaar? Laat het Caroline weten op haar Facebookpagina!

Portretfoto: Suzanne Liem. Beeld: iStock

 

voor jou geselecteerd

Laat meer voor jou geselecteerd zien