Twijfel je om naar een vertrouwenspersoon te stappen op je werk? Dit moet je weten

Een ogenschijnlijk vriendelijk compliment of een ronduit kwetsende opmerking, een plagerijtje of heftige pesterij, een hand op je knie of een aanranding: heb jij wel eens iets naars meegemaakt op de werkvloer? Maar liefst één op de acht werknemers maakt ooit iets onprettigs mee op het werk. Lang niet iedereen stapt ermee naar een vertrouwenspersoon. Want wat doet zo’n vertrouwenspersoon eigenlijk met jouw verhaal? Weet straks het hele bedrijf er vanaf? Kun je je baan verliezen? En is jouw probleem wel ‘ernstig genoeg’ voor een vertrouwenspersoon? Wij beantwoorden vijf vragen voor je.

1. Wat is dat precies, zo’n vertrouwenspersoon?

Bijna ieder bedrijf heeft er een en binnenkort worden werkgevers mogelijk verplicht om een vertrouwenspersoon te hebben. Een vertrouwenspersoon is een collega of een extern ingehuurd persoon bij wie je vertrouwelijk je hart kunt luchten over wangedrag of problemen op de werkvloer. Vaak gaat dit niet om werkinhoudelijke zaken, maar om sociale kwesties.

Sjoerdtje Porte is vertrouwenspersoon bij advocatenkantoor Loyens & Loeff. “Collega’s kunnen mij bellen of mailen voor een gesprek over ieder probleem dat hen ongemakkelijk laat voelen op de werkvloer”, vertelt Sjoerdtje. “Ook al ben ik hun collega, ik luister zonder oordeel en volledig vertrouwelijk naar hun verhaal.” Je kunt ervan uitgaan dat jouw verhaal bij niemand anders terechtkomt dan bij de vertrouwenspersoon zelf. Toch is het in sommige bedrijven spannend om je verhaal bij een collega te doen, omdat het bedrijf klein is of omdat diegene over wie jouw verhaal gaat heel close is met de vertrouwenspersoon.

Sommige bedrijven huren daarom externe vertrouwenspersonen in. Mira Doornhein en Christie van As werken bij Valienta, een bureau voor externe vertrouwenspersonen. “Sommige mensen voelen zich vrijer om hun verhaal bij ons te doen omdat wij geen collega’s zijn”, vertelt Christie. “Zo weten ze zeker dat er geen dubbele belangen zijn.” De vertrouwenspersonen binnen jouw bedrijf kun je vinden door het intranet van je werkgever te checken of door contact op te nemen met HR/personeelszaken.

2. Met wat voor klachten kan ik naar een vertrouwenspersoon?

“Je kunt mij zien als de Kindertelefoon van het bedrijf”, zegt Sjoerdtje. “Je kunt dus met álles bij me terecht. Hoort jouw klacht toch bij een andere afdeling? Dan verwijs ik je door. Ik ontvang klachten over werkdruk en overwerken, maar ook over uit de hand gelopen bedrijfsfeestjes waarop uitbundig gedanst, gedronken en geflirt is en waarna collega’s niet meer weten hoe zij zich op de werkvloer nog moeten gedragen tegenover die ene collega die wel méér wil na die avond. Geen enkele vraag of klacht is gek. Of het nou gaat om een vervelend grapje of heftig seksueel grensoverschrijdend gedrag: als jij je verhaal kwijt wilt of benieuwd bent wat voor stappen je kunt ondernemen, kun je me contacten.”

“Wij zeggen altijd dat je kunt aankloppen voor ongewenste omgangsvormen en integriteitskwesties”, legt Christie uit. Dat gaat van het vermoeden dat een collega steelt tot dingen zoals agressie, (seksuele) intimidatie, discriminatie of pesten. Hoe heftig of subtiel ook. Mira: “Stel je voor dat jij je buitengesloten voelt op kantoor omdat jij altijd als enige wordt overgeslagen met de koffieronde, of dat een collega steevast de deur voor jouw neus op slot doet? Dan kun je ook zeker bij ons aankloppen.” De meeste klachten die Mira en Christie binnenkrijgen, gaan over pestgedrag en seksuele intimidatie zoals opmerkingen, grapjes of aanrakingen.

3. Wat gebeurt er als ik mijn verhaal met een vertrouwenspersoon deel?

“In principe luistert een vertrouwenspersoon alleen naar je verhaal”, zegt Sjoerdtje. “We ondernemen geen actie zolang jij dit niet wil.” Ook Mira en Christie beamen dit. Je hoeft niet bang te zijn dat de persoon over wie jouw klacht gaat, zonder jouw medeweten te horen krijgt dat jij je beklag hebt gedaan. Het management wordt niet automatisch op de hoogte gesteld, dus die contractverlenging of loonsverhoging gaat niet zomaar aan je neus voorbij omdat je uit de school bent geklapt. Sjoerdtje: “Sommige mensen zijn al zo opgelucht als ze hun probleem konden delen, dat ze geen vervolgstappen willen ondernemen. Met anderen bespreek ik vrijblijvend welke stappen je zou kúnnen nemen.”

Wil je onder begeleiding in gesprek met een collega om je grenzen aan te geven? Dat kan, maar niets moet. “Wel maken we aan het einde van het jaar een rapport op waarin we alle klachten anoniem categoriseren”, vertelt Sjoerdtje. “Zo kunnen we zien welke problemen vaak voorkomen in een bedrijf en wat we structureel moeten veranderen.” Mira en Christie houden ook bij welke klachten veel voorkomen. “Als we vermoeden dat het niet om een incident gaat maar om een probleem in de bedrijfscultuur, stellen we bij het bestuur voor om de medewerkers een training te geven over gepaste omgang op de werkvloer.” Door open te zijn over jouw probleem kun je dus niet alleen jezelf helpen, maar ook mogelijk zorgen voor veranderingen in het bedrijf op grotere schaal.

4. Ik twijfel of mijn probleem erg genoeg is, wat nu?

Sjoerdtje: “Geen enkel probleem is ‘niet erg genoeg’. Laat vooral je gevoel je leiden. Voel je je ergens onprettig over? Dan kan het nooit kwaad dit uit te spreken bij een vertrouwenspersoon.” Ideeën als ‘die collega bedoelde het vast niet zo’, ‘misschien maak ik het groter in mijn hoofd’ of ‘heb ik het zelf uitgelokt?’ weerhouden veel mensen ervan om naar een vertrouwenspersoon te stappen. Of die collega dat seksueel getinte grapje nou onschuldig bedoelde of niet, het gevoel dat het jou geeft is het belangrijkst. Christie: “Voor de een is een opmerking over een kort rokje of een hand op de knie geen probleem, de ander voelt zich er onprettig door.” Houd bij twijfel dan ook vooral je eigen gevoel aan: voelt het onprettig? Bespreek het. “Sommige mensen gaan al jaren met buikpijn naar hun werk en zeggen zelfs hun baan op door problemen op de werkvloer”, voegt Mira toe. “Ook met de juiste intenties kan een nare werksfeer ontstaan. Maak het bij twijfel hoe dan ook bespreekbaar.”

5. Waarom is het belangrijk om bij twijfel wél naar een vertrouwenspersoon te gaan?

“Sommige mensen zijn zich er simpelweg niet van bewust dat hun gedrag over jouw grenzen gaat”, zegt Sjoerdtje. “Zeker niet als je je niet uitspreekt.” Dat maakt wangedrag nooit jouw fout, maar bewijst wel waarom het belangrijk is je om uit te spreken als je iets niet fijn vindt. Naast surveys, rapportages, trainingen en onderzoeken is openheid over wangedrag een manier om anderen bewust te maken van waar grenzen liggen. Bedrijven leren hierdoor inzien wat er misgaat in hun werkcultuur. Wangedrag dat jarenlang de werknemers teistert, zoals bij NOS Sport, kan om veel redenen blijven voortwoekeren, volgens Mira en Christie. De hiërarchie binnen bedrijven speelt een rol, net als belangrijke personen die elkaar de hand boven het hoofd houden. Zwijgen over misstanden is vaak ook een onderdeel van een onveilige werksfeer. “We zijn samen verantwoordelijk voor de werksfeer en hoe we met elkaar omgaan. Vind je iets niet fijn? Het vertellen kan nooit kwaad”, adviseert Mira dan ook. Wie weet verander je de bedrijfscultuur. En anders lucht het in ieder geval hartstikke op.